A agenda de reuniões comerciais deve fazer parte da rotina dos vendedores. Entretanto, muitos profissionais têm dificuldade em se organizar de forma eficiente e acabam prejudicando a própria performance dos atendimentos. 

Contar somente com a memória para dar conta de todos os compromissos pode fazer o time de vendas perder muitas oportunidades boas de negócio.

Se isso ocorre com frequência, é sinal de que a agenda de reuniões comerciais precisa de atenção e organização o quanto antes.

Veja neste artigo 5 dicas para organizar a agenda de reuniões comerciais com assertividade. Confira! 

A importância de organizar a agenda de reuniões

Primeiramente, ao organizar sua agenda você evita muitos deslizes. Por exemplo, um representante de vendas agenda uma reunião com um cliente e simplesmente não anota. Pode acontecer dele não se lembrar do compromisso e deixar o cliente esperando. Na certa, este cliente ou possível cliente terá uma péssima imagem do vendedor, além de não querer remarcar a visita. A agenda de reuniões existe justamente para que situações como essa não aconteçam.

Sabemos que o time de vendas tem muitas atividades a realizar e o tempo é sempre curto. Por isso, ter essa ferramenta para auxiliar na organização dos compromissos é fundamental. Afinal, em uma agenda você consegue reunir todos os dados do seu contato em um único lugar, o que vai facilitar bastante a sua vida.

Além disso, ao adotar uma agenda de reuniões comerciais, você mostra mais profissionalismo e ajuda o seu gestor de vendas a notar alguns detalhes que ajudam na otimização de tempo do time. 

As dicas que vamos apresentar a seguir vão te ajudar a se organizar melhor, e torná-lo ainda mais produtivo. 

5 dicas para organizar a agenda de reuniões comerciais

1- Se possível, dê preferência às reuniões virtuais 

Atualmente, a adesão às reuniões online já são uma realidade e com a pandemia esse formato de encontro aumentou ainda mais.

Dependendo da situação, realize as reuniões comerciais à distância. Ao optar por esse formato, além de ganhar tempo com deslocamento, reduz custos também. Lembrando que vai facilitar para você e para o cliente. Mas, tenha cuidado ao escolher o tipo de reunião para fazer online. Geralmente quando a venda é mais complexa e o ticket é alto, prefira a visita presencial. Logo, é importante sempre avaliar a situação para realizar a visita ideal para cada cliente.

2- Agende as reuniões em horários produtivos

A rotina dos vendedores é muito agitada e a dos clientes também é. Afinal, todos têm várias atividades ao longo da jornada de trabalho. 

Por isso, dificilmente algum contato irá receber um vendedor em horários muito cedo, na hora do almoço e depois das 17h. Esses horários normalmente não são muito produtivos pois são períodos de início ou fim de trabalho ou de locomoção.

Portanto, prefira agendar suas reuniões em horário comercial e utilize os demais horários para se organizar ou se capacitar, por exemplo. 

3- Esteja sempre preparado para uma reunião

Ao planejar uma visita, é importante que você se prepare para a reunião. Organize suas ideias, tenha um roteiro de vendas em mãos e sempre saiba qual será o próximo passo depois dessa visita. 

Sempre que for visitar um potencial cliente, após sua apresentação, antes de finalizar, deixe bem claro que a negociação ainda segue adiante. 

Ao finalizar, o vendedor deve demonstrar que deseja entrar em contato novamente, e já deve deixar a próxima visita agendada. O importante é manter o cliente na negociação para que ele não esqueça do vendedor e não desista do negócio. 

4- Tenha metas de visitas realizadas

Ao ter uma agenda de reuniões organizada, o vendedor fica motivado para realizar mais prospecção e consequentemente ter mais oportunidades de negócio. Uma das alternativas para motivar o time de vendas é determinar metas e premiações. 

Deve-se avaliar o perfil de cada vendedor e com base nessa análise, determinar objetivos para cada um conforme seus respectivos potenciais.  A finalidade dessa proposta de recompensa é tirá-los da zona de conforto e fazer com que eles se estimulem a agendar cada vez mais reuniões comerciais. 

Com esta dinâmica em atividade, aos poucos os vendedores vão ter um ritmo de trabalho mais eficiente e bater as metas será apenas uma consequência do trabalho. 

5- Invista em soluções que ajudem no agendamento de reuniões

Além de treinar sua equipe para ter o hábito de organizar a agenda de visitas, é importante poder contar com ferramentas e soluções extras que possam ajudar a agendar mais reuniões. 

Hoje em dia, existem no mercado empresas especializadas na prospecção e agendamento de visitas com quem têm grande potencial para comprar de você. Muitas também prestam consultoria e treinam seu time para gerar mais oportunidades de negócio. 

Normalmente essas empresas focam em agendar reuniões qualificadas para a sua empresa colocar os esforços apenas no fechamento. Esse tipo de assessoria que a sua empresa tenha oneração da folha de pagamento e investimentos com treinamentos e tempo do time de vendas.

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